Elektronické schvalování dokladů

Všechny doklady schválené.
Bez papíru a bez hledání.

UNISpis vede faktury, objednávky, žádanky, smlouvy, účtenky i služební cesty na jednom místě. Doklad se pořídí jednou, projde schválením podle pravidel vaší organizace a zůstane dohledatelný i s celou historií — kdo, kdy a jak rozhodl.

  • Faktura z PDF do systému za pár vteřin — údaje vytěží umělá inteligence
  • Schvalování podle finanční kontroly: věcná správnost, příkazce operace, správce rozpočtu
  • Schválíte z počítače i z telefonu, odkudkoli
Chci nezávaznou ukázku Co aplikace umí

Ukázku připravíme na datech, která odpovídají vaší organizaci. Za 30 minut uvidíte celý oběh faktury od nahrání PDF po podpis správce rozpočtu.

20+organizací, které UNISpis používají každý den
12agend od faktur po služební cesty
0instalací — běží v prohlížeči a v mobilu
100 %dokladů s dohledatelnou historií
Proč právě teď

Papírový oběh dokladů přestává stačit

Faktura leží na stole, podpis chybí a nikdo neví, kde je. Když má organizace doložit, kdo co schválil, hledá se v šanonech. A požadavky na průkaznost rostou.

1

Podpisy se hledají

Doklad putuje z kanceláře do kanceláře a čeká na toho, kdo zrovna není. Splatnost mezitím běží.

2

Ruční přepisování

Údaje z faktury se přepisují do tabulky, z tabulky do účetnictví. Každý přepis je příležitost k chybě.

3

Finanční kontrola na papíře

Příkazce operace, správce rozpočtu a účetní podepisují průvodku. Kdo rozhodl a kdy, se dohledává zpětně.

4

Rozpočet až při uzávěrce

Kolik je už objednáno a přislíbeno, je vidět až ve chvíli, kdy přijdou faktury — a to bývá pozdě.

Zákon o řízení a kontrole veřejných financí od 1. ledna 2027

Zákon č. 231/2025 Sb. nahrazuje dosavadní zákon o finanční kontrole. Organizace veřejného sektoru potřebují určeného příkazce operace, správce rozpočtu a hlavní účetní, oddělení těchto rolí u jedné operace a schopnost zpětně doložit, kdo co a kdy schválil. UNISpis je na to stavěný: role nastavíte podle své organizace, každá operace projde oddělenými kroky a každý úkon zůstane v auditní stopě.

Jak schvalování funguje
Moduly

Jeden systém pro celou agendu

Každá agenda má svůj modul a všechny sdílejí stejné schvalování, stejné uživatele a stejný přehled úkolů. Zapnete jen to, co používáte, a další přidáte, až budete chtít.

Přijaté faktury

Nahrajte PDF nebo sken, nebo nechte faktury chodit rovnou do sběrné e-mailové schránky. Údaje vyplní umělá inteligence, dodavatel se ověří v ARES a registru plátců DPH.

  • Vytěžení dodavatele, částek, splatnosti, účtu i položek
  • Import ISDOC a párování s objednávkou či smlouvou
  • Zápis schválené faktury do účetnictví

Objednávky

Vystavení, schválení a odeslání objednávky dodavateli. Přijatá faktura se na objednávku naváže a čerpání je vidět hned.

  • Číselná řada a šablona objednávky
  • Schvalování podle stejných pravidel jako faktury
  • Přehled otevřených a vyčerpaných objednávek

Žádanky

Zaměstnanec popíše, co potřebuje koupit nebo opravit. Vedoucí žádanku schválí a jedním krokem z ní vznikne objednávka.

  • Jednoduchý formulář bez účetních pojmů
  • Sledování stavu — zaměstnanec vidí, kde žádanka je
  • Převod žádanky na objednávku

Limitované přísliby

Schválený rámec výdajů na období — energie, úklid, drobný materiál. Faktury se k příslibu vážou a čerpání je vidět v každém okamžiku.

  • Rámec na období s hlídaným zůstatkem
  • Vazba faktur a objednávek na příslib
  • Dodatečné schválení při překročení

Smlouvy

Schválení textu, nahrání podepsané verze a dodatky s vlastní historií. Faktury ke smlouvě se vážou a čerpání je vidět na jednom místě.

  • Dodatky s historií parametrů smlouvy
  • Vazba na faktury a sledování čerpání
  • Hlídání platnosti a výročí

Účtenky

Hotovostní nákupy od vyfocení účtenky po proplacení. Z mobilu se účtenka vyfotí a údaje se vyplní samy.

  • Vyfocení v mobilní aplikaci a vytěžení údajů
  • Schválení a podklad k proplacení
  • Zápis do pokladny v účetnictví

Vydané faktury

Vystavení, schválení a sledování úhrad faktur, které vydáváte vy. Fakturu lze založit i z vašeho systému přes veřejné API.

  • Číselné řady a šablony
  • Sledování úhrad
  • Založení faktury přes Public API

Pokladní doklady

Příjmové a výdajové doklady pokladen organizace se stejným schvalováním a historií jako ostatní agendy.

  • Více pokladen a číselných řad
  • Schválení před výdejem hotovosti
  • Zápis do účetnictví

Interní doklady

Vnitřní operace — přeúčtování, předpisy, opravy — procházejí stejnými kroky jako faktury a zůstávají dohledatelné.

  • Vlastní typy interních dokladů
  • Schvalování podle nastaveného postupu
  • Historie a přílohy u každého dokladu

Služební cesty

Od žádosti o cestu přes schválení po vyúčtování. Systém spočítá stravné a náhrady a připraví podklad pro mzdy.

  • Žádost a schválení před cestou
  • Vyúčtování s automatickým výpočtem náhrad
  • Export podkladů do mezd za všechny zaměstnance

Seznámení s dokumenty

Směrnice, zápisy z porad a pokyny rozešlete zaměstnancům a vidíte, kdo se s nimi už seznámil. Podpisový arch není potřeba.

  • Rozeslání s termínem
  • Potvrzení jedním klikem, i z telefonu
  • Přehled, kdo potvrdil a kdo ne

Adresář firem

Dodavatelé a odběratelé na jednom místě, s údaji ověřenými v ARES a registru plátců DPH včetně zveřejněných účtů.

  • Automatické doplnění z ARES
  • Spolehlivost plátce DPH a zveřejněné účty
  • Sdílený napříč všemi moduly

Moduly se zapínají podle potřeby. Většina organizací začíná přijatými fakturami a během pár týdnů přidá objednávky a smlouvy.

Jak to funguje

Od PDF k zaúčtované faktuře ve čtyřech krocích

Ukázka na přijaté faktuře — ostatní doklady procházejí stejnou cestou. Žádný krok nekončí v e-mailu ani na papíře.

  1. 1

    Doklad se pořídí jednou

    Nahrajete PDF nebo sken, nebo faktura přijde rovnou do sběrné e-mailové schránky. Umělá inteligence vytěží dodavatele, částky, splatnost, účet i položky a vy je jen zkontrolujete vedle náhledu.

  2. 2

    Dodavatel se ověří v registrech

    Údaje se porovnají s ARES a registrem plátců DPH — spolehlivost plátce i zveřejněný účet. Nespolehlivý plátce nebo neznámý účet se ukáže dřív, než kdokoli cokoli podepíše.

  3. 3

    Schválení podle pravidel organizace

    Faktura jde krok za krokem — věcná správnost, příkazce operace, správce rozpočtu — přesně podle vaší směrnice. Každý schvalovatel vidí, co čeká na něj, a rozhodne jedním kliknutím, i z telefonu.

  4. 4

    Zápis do účetnictví a auditní stopa

    Schválená faktura se zapíše do ekonomického systému, bez přepisování. U dokladu zůstane záznam, kdo, kdy a jak rozhodl — včetně poznámek a příloh.

Co aplikace umí

Detaily, které dělají rozdíl v každodenní práci

Elektronický oběh dokladů je jednoduchý jen do chvíle, než přijde dovolená schvalovatele, nespolehlivý plátce DPH nebo faktura bez objednávky.

Vytěžení dokladu umělou inteligencí

Z PDF, skenu nebo fotky účtenky se vyčte dodavatel, částky, DPH, splatnost, číslo účtu i položky. Vy je jen zkontrolujete vedle náhledu dokladu.

Ověření v ARES a registru plátců DPH

Dodavatel se doplní z ARES, u plátce DPH se ověří spolehlivost a zveřejněný bankovní účet. Neznámý účet uvidíte dřív, než fakturu schválíte.

Schvalovací postupy na míru

Kroky, role a limity nastavíte podle vnitřní směrnice — různě pro různé knihy dokladů, úseky nebo částky. Žádná pevná šablona.

Žádanka → objednávka → faktura

Doklady se vážou na sebe navzájem i na smlouvy a limitované přísliby. Čerpání vidíte v každém okamžiku, ne až při uzávěrce.

Sběrná e-mailová schránka

Dodavatelé posílají faktury na jednu adresu. Příloha se sama založí jako nová faktura a čeká na kontrolu — nikdo nic nestahuje ani nenahrává.

Mobilní aplikace pro Android a iOS

Moje úkoly, náhled dokladu a schválení jedním klepnutím. Účtenku vyfotíte a údaje se vyplní samy.

Moje úkoly a notifikace

Vše, co čeká právě na vás, napříč agendami na jednom seznamu. Upozornění v aplikaci, e-mailem i v telefonu — nebo souhrnně jednou denně.

Zástup schvalovatele

Na dovolenou nebo nemoc předáte schvalování kolegovi. Doklady nezůstanou viset a v historii je vidět, kdo rozhodl v zastoupení.

Úplná historie každého dokladu

Kdo doklad založil, kdo a kdy ho schválil nebo vrátil, s jakou poznámkou a co se změnilo. Nic se nemaže, všechno je dohledatelné i po letech.

Bezpečnost a oddělená data

Každá organizace má vlastní oddělenou databázi. Dvoufaktorové ověření, oprávnění po jednotlivých agendách a knihách dokladů, šifrovaný přenos a zálohy.

Napojení na účetnictví

Schválené doklady se zapisují do ekonomického systému Vario obousměrně. Bez něj systém funguje samostatně a doklady exportuje v ISDOC; další systémy řešíme individuálně.

Přílohy a náhled vedle údajů

PDF faktury, sken dodacího listu nebo podepsaná smlouva jsou u dokladu a zobrazí se vedle formuláře. Schvalujete s dokladem před očima.

Pro koho

Každý v organizaci z toho něco má

Oběh dokladů není agenda jedné kanceláře. Aplikace ukazuje každému přesně to, co potřebuje — podle role a nastavení organizace.

Vedení

Rozhodování bez hledání

  • Doklady ke schválení na jednom místě, i v telefonu
  • Přehled o čerpání rozpočtu v každém okamžiku
  • Finanční kontrola, která obstojí u auditu
Ekonom a účetní

Méně přepisování, víc pořádku

  • Faktura vytěžená z PDF, dodavatel ověřený v registrech
  • Schválený doklad se zapíše do účetnictví sám
  • Historie a přílohy u každého dokladu
Zaměstnanci

Pár obrazovek a hotovo

  • Žádanka nebo účtenka z telefonu během minuty
  • Vidí, v jakém stavu jejich doklad je
  • Směrnici potvrdí jedním klikem
Zřizovatel a kontrola

Průkaznost na pár kliknutí

  • Kdo, kdy a jak rozhodl — u každého dokladu
  • Oddělené role podle zákona o řízení a kontrole
  • Více organizací jednoho zřizovatele na jedné platformě
Stavíme ho společně s uživateli. UNISpis vznikl z každodenní práce s doklady ve veřejných organizacích a nové funkce přidáváme podle toho, co jejich praxe skutečně potřebuje. Přímý kontakt s vývojáři, česká podpora a žádné rigidní šablony.
Domluvit si ukázku
Jak začít

Od první ukázky po plný provoz vás provedeme

Nasazení nevyžaduje vlastní server ani správce IT. Doporučujeme začít jednou agendou a další přidávat postupně.

  1. 1

    Nezávazná ukázka

    Online nebo u vás. Za 30 minut uvidíte celý oběh faktury na datech, která odpovídají vaší organizaci, a zodpovíme dotazy.

  2. 2

    Nastavení společně s vámi

    Projdeme vaši směrnici o finanční kontrole a podle ní nastavíme schvalovací postupy, uživatele, knihy dokladů a číselníky. Průvodce nastavením hlídá, aby nic nechybělo.

  3. 3

    Pilotní provoz na fakturách

    Jedna agenda, malý okruh uživatelů, rychlá zpětná vazba. Zaškolení proběhne na vašich skutečných dokladech — stačí pár hodin.

  4. 4

    Rozšíření a provoz

    Podle zkušeností z pilotu přidáte objednávky, smlouvy, služební cesty nebo další agendy. Provoz, zálohy a aktualizace zajišťujeme my.

Časté dotazy

Na co se ptají nejčastěji

Každá organizace má vlastní oddělenou databázi, takže se data organizací nikdy nepotkají. Přenos je šifrovaný, přihlášení lze chránit dvoufaktorovým ověřením a přístup se řídí oprávněními po jednotlivých agendách a knihách dokladů. Data jsou v zabezpečeném cloudu v EU a pravidelně zálohovaná. Záznamy se nemažou nenávratně, historie zůstává čitelná i po letech.

Nezávazná ukázka

Rádi vám UNISpis představíme

Zanechte nám kontakt a my se ozveme. Zodpovíme dotazy a domluvíme ukázku na datech, která odpovídají vaší organizaci — online přes Teams nebo Meet, nebo u vás.

  • Ozveme se do jednoho pracovního dne Na e-mail, který v poptávce uvedete, s návrhem termínu.
  • Ukázka je nezávazná a zdarma Za 30 minut uvidíte celý oběh faktury od nahrání PDF po zápis do účetnictví.
  • Připravíme nabídku na míru Podle velikosti organizace, objemu dokladů a modulů, které chcete používat.
Raději napíšete nebo zavoláte rovnou? info@unispis.cz
Načítám…

* Povinné údaje. Poptávka je nezávazná a nikam ji dál nepředáváme.